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會議在職場中每個(gè)人都會接觸到.文山會海.會而不議、議而不決也是常有的事情,如何才能做到高效開會呢,高效的會議流程節(jié)省時(shí)間的同時(shí),還能讓參會者明確會議的目的.以下幾點(diǎn)對于高效會議的進(jìn)行至關(guān)重要.
1. 通知到位：會議組織者需要對每個(gè)參會的人員都確保通知到位，讓每個(gè)與會者都知悉開會的時(shí)間、地點(diǎn)，而且一定要郵件通知，至少是會議開始前1-2天通知。
2. 議題明確：明確會議的議題是非常重要的,議題一定要務(wù)實(shí)具體.如不能簡單說工作溝通會議,而應(yīng)該說關(guān)于某某某項(xiàng)目執(zhí)行過程中碰到的問題溝通會議.只有這樣才足夠明確聚焦,與會者腦袋里才會有一個(gè)明確的定位.
3. 會前提醒：在開會前1天的下午一定要和與會人員口頭再確定一遍是否能夠參加,尤其是如果這個(gè)會議本身比較重要,涉及到領(lǐng)導(dǎo)參加的話.
4. 會中主持：高效有序的會議,一定需要有一個(gè)會議主持,會議主持需要對整個(gè)會議議題、會議進(jìn)程進(jìn)行有意識的控制.
5. 快速記錄：會議達(dá)成的一些共同決議或者有意見,一定需要有會議記錄.會議記錄為盡可能全面記錄,建議可以進(jìn)行速記,如果速記能力比較強(qiáng)的話,可以直接在電腦上進(jìn)行記錄,這樣會后稍微修改下,就可以馬上發(fā)出會議記錄出來了,大家也能夠快速進(jìn)行響應(yīng),不至于忘記會上需要做的事情.
6. 會后跟進(jìn)通報(bào)：發(fā)了會議紀(jì)要之后，針對會上未解決的問題或者需要跟進(jìn)解決的問題,一定要有人進(jìn)行跟進(jìn),并對與會人員進(jìn)行通報(bào)跟進(jìn)進(jìn)度,這樣才能做到整個(gè)會議的高效閉環(huán),也不至于到時(shí)又需要重新開一個(gè)會來推動工作進(jìn)度.
